Business Assistant pro IT oddělení

IT v Alze není jen o vývoji, infrastruktuře a technologiích. Aby mohly týmy pracovat naplno, potřebují za sebou někoho, kdo udrží pořádek v kalendářích, pracovních cestách, fakturách, smlouvách i organizaci společných akcí.Hledáme proto organizačně schopného člověka, který bude oporou vedení IT i celému oddělení. Nebudeš ale jen „člověk na administrativu“ – budeš součástí každodenního fungování IT. Budeš se účastnit důležitých meetingů, připravovat jejich agendu, dělat zápisy, hlídat úkoly a další kroky a některé schůzky také organizačně vést a moderovat.Hledáme někoho, kdo se nezalekne různorodé agendy, dokáže si určit priority, udrží si přehled a umí věci dotáhnout do konce. Alza IT tvoří technologickou páteř firmy a propojuje digitální produkty, interní systémy, logistiku i datové prostředí.Co budeš dělat?Evidovat účtenky a faktury, pracovat se systémem Digitoo a provádět pravidelné měsíční kontroly. Koordinovat školení, konference a certifikační kurzy. Pomáhat s administrativou a s realizací souvisejících nákupů. Řešit provozní záležitosti spojené s kancelářemi, například opravy, výměny klíčů nebo komunikaci s facility týmem. Zpracovávat administrativu zahraničních pracovních cest, včetně diet a cestovních náhrad. Podílet se na organizaci IT akcí, offsitů, onsite setkání a teambuildingů. Zajišťovat nákupy a převozy spotřebního i dalšího materiálu pro IT oddělení. Pomáhat s agendou dlouhodobého majetku – vyřazováním, ztrátami nebo odkupy. Podílet se na organizaci a průběhu IT meetingů – připravovat agendu, účastnit se schůzek, dělat zápisy a hlídat navazující úkoly.Facilitovat a moderovat vybrané schůzky, držet jejich strukturu, čas a pomáhat tomu, aby skončily jasným závěrem a rozdělenými úkoly.Koordinovat administrativní část onboardingu a offboardingu, zejména přístupy a hardware. Evidovat smlouvy s dodavateli, NDA smlouvy a zajišťovat jejich podpis Organizačně zajišťovat a facilitovat IT meetingy. Jak si tě představujeme?Výborné organizační schopnosti a dokážeš pracovat na více úkolech současně. Máš základní finanční přehled – orientuješ se ve fakturách, rozpočtech, nákladech a dokážeš hlídat jejich správnost i čerpání. Umíš si samostatně určit priority a hlídat termíny. Jsi pečlivý a administrativní agenda ti není cizí. Dokážeš komunikovat s kolegy, managementem i externími dodavateli. Nečekáš vždy na přesné zadání a aktivně hledáš řešení. Umíš zachovat diskrétnost při práci se smlouvami, fakturami a interními informacemi. Máš dobrou znalost MS Office, především Outlooku, Excelu a PowerPointu. Češtinu ovládáš výborně a v angličtině zvládneš běžnou pracovní komunikaci. Nevadí ti trávit čas v kanceláři.Zkušenost z asistentské, administrativní nebo koordinační role je výhodou. Proč do toho jít s námi?Čeká tě různorodá práce, při které se dostaneš do kontaktu s vedením IT, technologickými týmy i dodavateli. Nebudeš jen zpracovávat administrativu – dostaneš prostor přicházet s vlastními nápady, zlepšovat fungování agendy a postupně si převzít odpovědnost za svěřené oblasti. Hledáme člověka, který má rád pořádek, ale zároveň se neztratí ani ve chvíli, kdy se během jednoho dne potká pracovní cesta, faktura, nový kolega a příprava IT offsite. a taky protože máme:Multisport karta: Žádné výmluvy! Od prvního dne můžeš zvedat činky, plavat jako ryba, nebo lítat po kurtech. Fitness pro tělo i duši, a to hned!Cafeteria (po zkušebce): Tady si vybíráš ty! Masáže, kultura, dovolená, nebo třeba kurz vaření. Tvoje peníze, tvoje volba, tvoje pohoda.Výhodné nákupy na Alza.cz🍀 Zaměstnanecké slevy získáte na celý sortiment Alzy. Takže od elektroniky, přes sekačky až po sprchový gel.Psychologická & právní poradna: Protože život občas umí zamotat hlavu, jsme tu pro tebe. Diskrétně a s plnou podporou.Stravenky: Ať už obědváš v kanceláři, nebo si zajdeš na něco dobrého ven, s námi máš oběd vyřešený!5 whateverdays: Potřebuješ volno? Máš je! Bez otázek, bez vysvětlování. Prostě si vezmi 5 dní navíc, když to potřebuješ.Benefit při narození dítěte: Nový život je důvod k oslavě! My ti s tím rádi pomůžeme.🤝 Partnerský program: Slevy na mobilní tarify pro celou rodinu, levnější tankování, ubytování, brýle… šetříš, kde se dá, a rodina ti poděkuje!🎓 Interní vzdělávání: Nikdy nestůj na místě! Pořád je co se učit a objevovat nové věci. Posouvej se s námi vpřed.🥳 Akce pro zaměstnance a jejich děti: Mikulášská, Den dětí a spousta dalších srandiček. Protože práce je sice fajn, ale zábava musí být taky!🚀 Možnost kariérního růstu: U nás neklepeš na dveře, my ti je otevíráme! Většinu šéfů máme z vlastních řad. Dokaž, co v tobě je, a pojď nahoru! Show more Show less