pt
Job description
Náplň práceJesamine Nel, e-mail: í administrativy a výkonné podporyOddělení: Administrativa a výkonná podporaNázev pozice: Vedoucí administrativy a výkonné podporyNadřízený: co-CEO (Strategie a rozvoj organizace)Organizační zařazení: Chief of Staff / Kancelář co-CEORozsah podpory: Oba co-CEO / společníci a administrativní podpora společnostiHlavní odpovědnosti Vedení administrativní funkceVést, rozvíjet a systematicky řídit tým Administrativy a výkonné podpory tak, aby poskytoval spolehlivou, profesionální a efektivní podporu společnosti i oběma co-CEO.Definovat role v týmu, priority, rozdělení pracovní zátěže, úroveň poskytovaných služeb a zastupitelnost jednotlivých členů týmu a zajistit efektivní koordinaci podpůrných kapacit. Nastavení modelu poskytování služeb, prioritizace a rozdělování práceOdpovídat za nastavení modelu fungování oddělení Administrativy a výkonné podpory a rozdělovat práci mezi členy týmu podle jejich specializace, obchodních priorit a potřeb obou co-CEO.Zajišťovat jasně vymezené odpovědnosti, kontinuitu poskytované podpory, dodržování pravidel důvěrnosti a efektivní zajištění jak firemních záležitostí, tak určených osobních a rodinných záležitostí. Tvorba pravidel, standardů a administrativní řízeníOdpovídat za návrh, implementaci a průběžné zlepšování interních politik, standardních operačních postupů (SOP), pravidel, šablon a standardů pro oblast administrativy.Zajistit, aby administrativní procesy byly jasně definované, zdokumentované, v souladu s interními pravidly a důsledně dodržované v rámci celé funkce. Dohled nad kancelářským provozem a administrativními službamiProstřednictvím týmu i externích dodavatelů zajišťovat efektivní provoz kanceláří a administrativní podporu napříč lokalitami společnosti.Dohlížet na kancelářský provoz, podporu související se správou budov, návštěvy, organizaci schůzek, cestovní administrativu, firemní akce, správu dokumentů, archivaci, poštovní agendu, správu inventáře a další podpůrné služby. Výkonná a osobní podpora co-CEOPoskytovat důvěrnou a vysoce profesionální výkonnou podporu oběma co-CEO a společníkům v obchodních a strategických záležitostech.Zajišťovat, aby určené osobní a rodinné záležitosti byly prostřednictvím týmu řešeny diskrétně, spolehlivě a s odpovídající prioritou.Působit jako hlavní kontaktní osoba pro citlivé záležitosti vyžadující úsudek, důvěru nebo eskalaci. Sekretariát porad vrcholového vedení a sledování plnění úkolůVykonávat funkci oficiálního sekretáře porad vrcholového vedení (Top Management Meetings).Ve spolupráci s předsedajícím (Chair), Chief of Staff a příslušným co-CEO připravovat podklady pro jednání, koordinovat tok dokumentace, zpracovávat a finalizovat zápisy z jednání, koordinovat schvalování a podpisy a spravovat oficiální archiv jednání.Vést registr přijatých rozhodnutí a úkolů z porad vrcholového vedení a zajistit, aby každé schválené rozhodnutí bylo převedeno do konkrétního úkolu s jasně určeným vlastníkem a termínem splnění.Průběžně sledovat stav plnění úkolů, konsolidovat aktualizace, připomínat odpovědným osobám blížící se termíny a eskalovat opožděné, blokované nebo nejasné úkoly předsedajícímu, Chief of Staff nebo příslušnému co-CEO. Řízení dodavatelů, rozpočtu a administrativních zdrojůOdpovídat za administrativní rozpočet, nákupy související s provozem kanceláře a vztahy s dodavateli v rámci svěřené oblasti.Zajišťovat hospodárné využívání prostředků, vysokou kvalitu služeb, dodržování smluvních závazků, kontinuitu klíčových podpůrných služeb a efektivní využívání administrativních zdrojů. Mezioddělová spolupráce a kvalita poskytovaných služebZajišťovat úzkou spolupráci mezi oddělením Administrativy a výkonné podpory a ostatními útvary společnosti.Slaďovat poskytovanou podporu s potřebami společnosti a vytvářet profesionální, vstřícné a dobře organizované pracovní prostředí pro zaměstnance, návštěvy i oba co-CEO. Show more Show less
